Klinik yazılımı seçerken asıl fark demo ekranlarında değil, sözleşmenin ayrıntısında ortaya çıkıyor. Aşağıda 8 değerlendirme ölçütü, imza öncesi sorulacak 10 soru ve geçişte en sık yapılan hata var.
Rehber tarafsız yazıldı: iki ölçütte DoldurKabı'nın eksiği de açıkça belirtiliyor.
8 Değerlendirme Ölçütü
Her ölçütte üç şey var: neden önemli olduğu, satıcıya sorulacak somut soru ve DoldurKabı'nın o ölçütteki durumu.
Veri aktarımı ve çıkış hakkı
Yazılım değiştirmenin en pahalı kısmı yazılımın kendisi değil, yıllardır biriken hasta kaydının taşınmasıdır. Bir ürüne girerken çıkış yolunu da bilmek gerekir: verinizi istediğiniz an okunabilir bir biçimde (Excel/CSV) dışarı alabiliyor musunuz? Alamıyorsanız o veri sizin değil, sağlayıcının elindedir.
Sorun: Verimi dışa aktarabilir miyim, hangi biçimde, ek ücret var mı?
DoldurKabı'nda: Hasta, hayvan sahibi, ürün ve stok kayıtları Excel/CSV olarak içe ve dışa aktarılır. Aktarım ücretsizdir ve çıkarken de kullanılabilir.
Fiyat modelinin şeffaflığı
Aylık abonelikli klinik yazılımlarında yayınlanan fiyat çoğu zaman başlangıç paketidir. Kurulum bedeli, ek modül ücreti, kullanıcı başına ücret ve yıllık sözleşme toplamı ciddi biçimde değiştirir. Bazı ürünlerde fiyat hiç yayınlanmaz, yalnız teklifle paylaşılır.
Sorun: Birinci yılın toplam maliyeti nedir — kurulum, modül ve kullanıcı ücretleri dahil?
DoldurKabı'nda: Klinik yönetim panelinin tamamı 0 TL. Kurulum, komisyon ve sözleşme zorunluluğu yok.
Günlük işin gerçekten kapsanması
Demo ekranları genelde randevu ve hasta kartını gösterir. Kliniğin asıl yükü ise stok, son kullanma tarihi takibi, borç, fatura ve personel görevlerindedir. Bu modüller ayrı paketteyse gerçek maliyet ilan edilenin üstündedir.
Sorun: Stok, SKT, borç takibi ve fatura hangi pakette? Ek ücretli mi?
DoldurKabı'nda: Randevu, hasta, reçete, laboratuvar, stok, SKT, tedarikçi, hızlı satış, fatura, borç, pansiyon ve görev yönetimi aynı ücretsiz pakette.
Hayvan sahibi tarafı
Klinik yazılımlarının çoğu yalnız kliniğin içine bakar. Aşı hatırlatması, randevu talebi ve sonuç paylaşımı hayvan sahibine ulaşmıyorsa iş yine telefonla yürür; yazılım kliniğin yükünü azaltmaz.
Sorun: Hasta sahibi tarafında bir uygulama var mı, ek ücretli mi?
DoldurKabı'nda: Hayvan sahibi mobil uygulaması dahildir; aşı hatırlatmaları, randevu ve mesajlaşma aynı sistemde çalışır.
Resmî belge ve e-dönüşüm
E-fatura ve e-serbest meslek makbuzu Gelir İdaresi Başkanlığı'na bağlı süreçlerdir ve özel entegratör gerektirir. Bir yazılımın bunu 'desteklemesi' ile sizin adınıza entegratör hizmeti sunması farklı şeylerdir; ikisini karıştırmak mali müşavirinizle sorun çıkarır.
Sorun: E-belge entegrasyonu var mı, hangi entegratörle, ücreti kime ait?
DoldurKabı'nda: DoldurKabı'nda e-SMM entegrasyonu yoktur. Fatura kayıtları tutulur ve dışa aktarılır; e-belge tarafı için mali müşavir ve özel entegratör gerekir.
Veri güvenliği ve erişim
Hasta kayıtları kişisel veridir. Yedeğin nerede tutulduğu, personelin hangi kayda erişebildiği ve hesap kapatıldığında verinin ne olacağı sözleşme öncesi netleşmelidir.
Sorun: Yedekleme nasıl yapılıyor, personel yetkileri ayrıştırılabiliyor mu?
DoldurKabı'nda: Veriler bulutta tutulur, klinik hesabına bağlıdır ve panelden dışa aktarılabilir. Personel görev yönetimi vardır.
Çevrimdışı çalışma
İnternet kesintisinde muayene durmaz. Kurulumlu (yerel) programlar bu durumda çalışmaya devam eder; bulut tabanlı sistemler bağlantı gerektirir. Kliniğinizin bağlantısı istikrarsızsa bu ölçüt diğerlerinin önüne geçer.
Sorun: İnternet yokken hangi ekranlar çalışıyor?
DoldurKabı'nda: DoldurKabı bulut tabanlıdır ve internet bağlantısı gerektirir. Çevrimdışı kullanım desteklenmez.
Destek ve ürünün yaşı
Yazılımın bugünkü özellik listesi kadar, sorun çıktığında kime ulaşacağınız ve ürünün geliştirilmeye devam edip etmediği önemlidir. Uzun süredir güncellenmeyen bir ürün ucuz görünse de yıllar içinde pahalıya gelir.
Sorun: Destek hangi kanaldan ve hangi saatlerde veriliyor? Son 6 ayda ne eklendi?
DoldurKabı'nda: Panel erken dönemdedir ve geri bildirimlerle geliştirilmektedir; destek doldurkabi@gmail.com üzerinden verilir.
Geçişte En Sık Yapılan Hata
Yeni yazılıma geçen kliniklerin çoğu eski sistemi geçiş günü kapatıyor. Eksik aktarılan bir alan — çoğunlukla aşı tarihleri ya da hayvan sahibi telefonları — haftalar sonra, o hastanın kapıdan girdiği anda fark ediliyor ve geri dönüş yolu kalmıyor.
Daha güvenli yol: aktarımdan sonra iki sistemi bir süre paralel kullanmak ve yeni sistemde rastgele seçilen 20-30 hastayı eski kayıtla karşılaştırmak. Eksik varsa bu sürede görülür.
Önce kliniğin günlük yükünü listeleyin: günde kaç randevu, kaç kalem stok, ayda kaç fatura. Sonra adayları bu yüke göre değerlendirin — demo ekranındaki randevu takvimine değil, stok, SKT, borç ve fatura gibi asıl yükü taşıyan modüllere bakın. Karar öncesi mutlaka iki şeyi netleştirin: birinci yılın toplam maliyeti ve verinizi dışa aktarma hakkınız.
Veteriner programına geçerken eski kayıtlarım ne olacak?▼
Yazılım değiştirmenin en riskli adımı budur. Eski sistemden hasta, hayvan sahibi ve stok kayıtlarını Excel veya CSV olarak alabildiğinizden emin olun; alamıyorsanız veri fiilen taşınamaz. Geçişi tek seferde yapmak yerine bir süre iki sistemi paralel kullanmak, eksik kalan kaydı fark etmenizi sağlar.
Bulut tabanlı mı, kurulumlu program mı daha iyi?▼
Kliniğin internet bağlantısına bağlıdır. Kurulumlu programlar bağlantı kesildiğinde çalışmaya devam eder ama yedekleme ve güncelleme sizin sorumluluğunuzdadır, ayrıca genelde tek bilgisayara bağlıdır. Bulut tabanlı sistemler her cihazdan erişilir ve yedekleme sağlayıcıdadır, karşılığında internet gerektirir. DoldurKabı bulut tabanlıdır.
Ücretsiz veteriner programı gerçekten ücretsiz olur mu?▼
Sorulması gereken doğru soru şu: ücretsizse gelir nereden geliyor ve bu size nasıl yansıyor? Reklam gösterimi, veri kullanımı, sonradan zorunlu ücretli pakete geçiş ya da işlem başına komisyon gibi modeller olabilir. DoldurKabı'nda klinik yönetim paneli ücretsizdir; komisyon ve sözleşme zorunluluğu yoktur, ileride bir fiyatlandırma olursa mevcut kullanıcılar önceden bilgilendirilir.
Yazılımın e-fatura desteklemesi ne demek?▼
İki farklı şey karıştırılıyor. Birincisi yazılımın fatura kaydı tutup dışa aktarması, ikincisi Gelir İdaresi Başkanlığı'na bağlı e-belge sürecinin özel entegratör aracılığıyla yürütülmesi. İkincisi ayrı bir hizmettir ve genellikle ayrıca ücretlendirilir. Sözleşme öncesi hangisinin sunulduğunu ve entegratör ücretinin kime ait olduğunu yazılı olarak netleştirin.
Küçük bir klinik için kapsamlı yazılım gerekli mi?▼
Modül sayısı tek başına ölçüt değildir; kullanılmayan modül karmaşadan başka bir şey getirmez. Ancak kliniğin büyümesi hâlinde stok, borç ve personel takibinin sonradan eklenmesi yeni bir geçiş demektir. Bugün ihtiyacınız olan modülleri karşılayan, yarın ihtiyaç duyacaklarınızı da ek ücretsiz barındıran bir ürün en az riskli seçimdir.
Ölçütleri kendiniz deneyin
Kayıt için kredi kartı, sözleşme ve kurulum ücreti yok. Beğenmezseniz verinizi Excel olarak alıp çıkarsınız.
